Uuden toimitusjohtajan viestintävinkit
Ota tilasi, tee itsesi näkyväksi
Onneksi olkoon, sinut on valittu uudeksi toimitusjohtajaksi! Ensimmäiset 100 päivää alkoivat muuten juosta saman tien. Sinä niiden myötä. Saat venyä nykyiseen ja uuteen työhösi, suunnitteluun ja ihmisten kuunteluun, ajatteluun ja lepoon. Seuraavassa seitsemän viestinnällistä vinkkiä arjen avuksi. Ne on testattu seitsemän uuden toimitusjohtajan kanssa.
1. Pyykki pestään ensin ja levitetään vasta sitten ulos kuivumaan
Kun nimityksesi tiedotetaan, sinulta kysytään heti, mitä aiot tehdä. Vältä vahvoja linjauksia, varsinkin jos tulet yrityksen tai organisaation ulkopuolelta. Kaikkeen, mitä nyt sanot, palataan myöhemmin ja sinulta kysytään, miten alun linjaukset onnistuivat noin niin kuin omasta mielestäsi.
Ensimmäisen kolmen kuukauden ajan uutiseksi riittää oikein hyvin henkilö. Puhu siis itsestäsi ja kiinnostuksen kohteistasi. Kerro, miten tuleva työ on luonnollinen askel eteenpäin. Mitkä asiat sinut saivat kiinnostumaan uudesta tehtävästä? Miten aiempi osaamisesi liittyy uuteen tehtävään?
2. Toimitusjohtajan kolme pointtia
Valintaprosessin kuluessa käydyissä keskusteluissa hallituksen tai omistajien kanssa esiin nousi esiin asioita, joihin sinun odotetaan tarttuvan. Mieti missä järjestyksessä niitä kannattaa tuoda julki. Puhu muutoksista sisäisesti ja verkostossasi, vältä julkisia linjauksia aikomuksistasi.
Pue asiat, joihin aiot tarttua, tiiviiseen ja helposti ymmärrettävään muotoon perusteluineen. Unohda liikkeenjohdon kurssien strategiset termit, käytä yleiskieltä ja poimi vertauksia arjesta. ”Suu säkkiä myöten” ja ”emme voi syödä enemmän kuin tienaamme” ovat olleet suosittuja.
Jos rooliisi kuuluu yhteiskunnallinen näkyvyys, valitse mielenkiintoinen teema yrityksen ulkopuolelta. Poikien työllisyys? Kestävä kehitys? Digitalisaation murros? Tee siitä osa brändiäsi. Ota paikkasi julkisuudessa – yrityksen sisäisen työn ehdoilla. Siten vaikutat yhteiskunnallisesti valveutuneelta eikä viestintäsi tarvitse myydä ei-oota haastatteluja jonottavalle medialle.
3. Hallitse ilmatilaa yrityksen sisällä
Ensimmäinen kohtaaminen uuden yrityksen henkilöstön kanssa tapahtuu nimitystiedotteessa. Tavallisesti hallituksen puheenjohtaja perustelee valintaasi yleisellä tasolla ja yrityksen tilanteen vaatimuksilla, minkä jälkeen pääset toteamaan, kuinka mielenkiintoista on siirtyä tähän tehtävään.
Toiseen ja kolmanteen lauseeseen voit nostaa tehtäväalueita, joita odotat erityisellä innolla. Käytä tilaisuus hyväksi, jos mahdollista. Aseta tavoitteita, mutta älä valitse keinoja. Pysy tasolla, joka ei aiheuta spekulaatioita.
Järjestä heti nimityspäivänä tapaaminen johtoryhmän ja henkilöstön kanssa. Päätoimipisteessä paikan päällä ja muille digikanavien välityksellä. Teetä lyhyt videoviesti, jossa kerrot itsestäsi, kiinnostuksen kohteistasi, johtamistyylistäsi ja mitä ominaisuuksia arvostat arkisessa työssä. Odotat innolla, että pääset liittymään joukkoon. Hymyile.
Jos jäykistyt kameran edessä, pyydä viestintää haastattelemaan sinua. Muutama luonteva kysymys ja vastaus muutamaan minuuttiin. Hae itsellesi luontevin tapa äläkä viilaa liikaa esitystäsi, sillä viestistäsi yli 70 % on kehon kieltä, alle kolmannes sanoja. Lyhyen videon voit tehdä myös useammalla kielellä.
4. Kuuntele ja osallista
Yritä päästä kiertämään tulevan työpaikkasi yksiköitä ennen kuin otat tehtävät vastaan. Tapaa henkilöstöä kaikilta organisaatiotasoilta. Saatat kuulla mielenkiintoisia asioita ja ainakin tutustut ihmisiin, joilta voit kysyä näkemyksiä myöhemmin.
Kun aloitat, ole näkyvissä ja tee päivästä uuden ajan startti. Keskeiset keinot – kahvi, pulla ja videot – vetävät väen paikalle yllättävän hyvin. Kerro itsestäsi, kuvaa omaa johtamistyyliäsi, arvojasi ja työskentelytapaasi sekä kerro kuinka lähdet tästä eteenpäin. Ja arki on saanut uuden suunnan.
Ota henkilöstö mukaan muutokseen. Pyydä ideoita ja kehitysnäkökulmia esimerkiksi sähköisten työkalujen avulla. Henkilöstökysely sitouttaa, on vahva viesti ja ohjaa ajatuksia haluamaasi suuntaan. Isoissa muutoksissa sisäiset työpajat lisäävät ymmärrystä parhaiten.
Kun etenette konkreettisiin asioihin, perustele ne yleiskielellä. Luo ’sense of urgency’ äläkä anna hyvän kriisin mennä hukkaan. Maalaa pakottavien kehityskohteiden rinnalle rohkaiseva tulevaisuuden visio. Mitä palkitsevaa odottaa sateenkaaren päässä, kun sade ja ukkonen väistyvät? Tiedetään, tiedetään: uusi maali, mutta siitä ei puhuta nyt vielä. Juodaan kakkukahvit ensin näille tuloksille.
5. Anna väliaikatietoja
Toimintakulttuurin muuttaminen vaatii aikaa. Poimi pikavoitot ja nosta ne näkyvästi esiin. Älä vaihda puheenaihetta, vaan pidä samoja tavoitteita ja viestejä esillä jatkuvasti. Kun itse haluaisit ottaa jo askeleen eteenpäin, takarivissä kaikki eivät ole vielä kuulleetkaan koko asiasta.
Strategiakokonaisuus voi olla liian suuri hahmotettavaksi kerrallaan, joten elefantti on syötävä palasina. Nosta strategiasta yksi asia kerrallaan esiin ja rakenna sen ympärille vuoropuhelua henkilöstön kanssa. Samalla aikataululla voit myös kuulostella muiden sidosryhmien näkemyksiä. Sähköiset työkalut, kuten Fountain Parkin dialogit, tarjoavat tähän mainioita keinoja.
Kertaus on opintojen äiti. Anna väliaikatietoja, tule ulos uudella videolla tai toimitusjohtajan kyselytunnilla, vaikka joka viikko tai kuukausi, yrityksen pulssista riippuen. Nosta esiin hyviä käytäntöjä ja ratkaisuja eri puolilta organisaatiota. Jokainen haluaa olla guru omalla maallaan ja joukkojen edessä lausutut kiitokset eivät yleensä maksa mitään.
6. Edellytä viestinnältä tulitukea
Jos uudessa yrityksessäsi on viestintäresursseja, ota ne käyttöösi. Tee videoita, puhu sisäisillä keskustelufoorumeilla, pidä kyselytunteja ja vastaa joukkojesi kysymyksiin, julkaise From CEO -blogia intrassa, järjestä sisäisiä infoja siellä, missä käyt tai tee sitä, mikä sinulle on luontevinta. Edellytä viestinnältä jatkuvaa tukea ja hyviä luonnoksia. Jollet löydä yrityksen sisältä sopivia resursseja, niitä voi helposti ostaa ulkoa.
7. Omaksu toimitusjohtajan rooli, mutta ole oma ennustettava itsesi
Sinä olet sinä eikä mikään vinkkilista sovi tilanteeseesi sellaisenaan. Sovella, keksi lisää ja edellytä viestinnältäsi lisää hyviä vinkkejä. Valitse näköisesi toimintatavat, jotka sopivat kiireiseen arkeesi.
Toimitusjohtajan tulee olla ennustettava. Kerro mitä edellytät ja toimi niin. Kerro miten haluat edettävän. Ennustettavuus luo johdonmukaisuutta, säästää aikaa ja näyttää, ketkä haluavat ja osaavat seurata johtajaa.
Ole oma itsesi. Jos viihdyt liituraidassa, pukeudu siihen. Jos et normaalistikaan tee sirkustemppuja, älä tee niitä nytkään. Jos pidät numeroista, puhu niiden avulla, mutta yritä olla selkeä. Jos mieluiten vaikenet, tee niin kesämökkisi rauhassa, nyt ei ole sen paikka.
Fountain Park on osallistavan johtajan yhteistyökumppani, joka edistää yritysten ja julkisen sektorin uudistumista, kasvua ja kehittymistä Strategiadialogi -palvelullaan.
Lataa alta maksuttomat vinkit kuinka organisaatiosi voi rakentaa strategiasta konkreettisia tavoitteita ja tehtäviä.
